Beste Schreibtools für professionelle Pressemitteilungen und PR-Texte

Eine Pressemitteilung ist kein Blogartikel, und ein Werbetext ist erst recht keine Pressemitteilung – wer PR-Texte wie Sales Copy schreibt, verliert den Redakteur spätestens nach dem ersten Satz. Ich habe das lange nicht verstanden, weil ich als Quereinsteigerin ohnehin dachte, Pressemitteilung schreiben sei einfach eine förmlichere Variante von dem, was ich sonst für Online-Shops texte.

Bevor es weitergeht, kurz und transparent: Dieser Artikel enthält Affiliate-Links zu lexosophie und WORTLIGA. Klickst du drauf und kaufst, bekomme ich eine Provision, für dich ändert sich am Preis nichts. Getestet habe ich beides an echten Kundenprojekten, nicht an irgendeinem Beispieltext aus der Werbung – volle Transparenz.

Warum sich PR-Texte wie eine fremde Sprache anfühlen

Bei einer Über-mich-Seite oder einer Produktbeschreibung schreibe ich mittlerweile aus dem Bauch heraus. Schon beim ersten PR-Briefing dagegen hatte ich das Gefühl, es gäbe eine unsichtbare Prüfungskommission, die kontrolliert, ob ich bei einer Pressemitteilung die sieben W-Fragen in der richtigen Reihenfolge abgearbeitet habe (kein Wunder, im Kunstgeschichtsstudium lernt man sowas nicht). Wer, was, wann, wo, wie, warum, woher. Das klingt in der Theorie simpel. Der Spagat zwischen 'das ist eine echte Nachricht' und 'das liest sich nicht wie Werbung' bleibt trotzdem ein Drahtseilakt, gerade wenn man aus dem Verkaufstexten kommt.

Journalistinnen und Journalisten haben keine Zeit für Umwege. Sitzt der Lead-Absatz nicht, landet die Mail im Papierkorb, bevor irgendjemand das Wort 'Anhang' liest. Also musste ich die umgekehrte Pyramide lernen – das Wichtigste zuerst, Details danach –, obwohl ich es gewohnt war, einen Spannungsbogen aufzubauen wie bei einer guten Landingpage. Andere Textsorten verlangen eben andere Spielregeln, das ist letztlich eine Frage der Textsorten-Anforderungen, die ich hier nicht komplett aufdröseln will. Klarheit im Verkaufstext ist nochmal ein eigenes Handwerk für sich.

lexosophie oder WORTLIGA im Vergleich – wer löst welches PR-Text-Problem?

Für die Struktur brauchte ich am Ende kein einzelnes Rezept, sondern echtes Training. lexosophie ist kein Tool, das man einmal drüberlaufen lässt, sondern ein Schreibkurs mit 9 Monaten Zugang, konzipiert von Kerstin Schimkus. Eine kostenlose Probestunde gibt es dabei nicht, du entscheidest dich vorher, und ob sich das für dich finanziell lohnt, hängt stark von deinem eigenen Auftragsvolumen ab – am Ende ist das eine simple Schreibkurs-ROI-Rechnung, die jede Freelancerin für sich selbst aufmachen muss.

Was mir bei PR-Texten am meisten geholfen hat, war weniger die Rechtschreibprüfung als die Arbeit an der Tonalität: Eine Pressemitteilung ist kein Werbetext, der Verkaufsmodus muss aus, der Informationsmodus an. Genau davor hatte ich am meisten Angst – nicht vor dem Inhalt, sondern vor dem nächsten Konjunktiv-II-Fehler, der mir auffliegt. Diese Angst vorm Konjunktiv II kenne ich von etlichen Freelancerinnen, dazu gibt's an anderer Stelle mehr zu lesen, hier reicht der Hinweis: Sie schwindet mit Übung, nicht mit noch mehr Nachschlagen.

WORTLIGA Textanalyse spielt eine andere Rolle in meinem Alltag – der schnelle Gegencheck, wenn der Kurs schon sitzt und nur noch der einzelne Satz zu lang ist. Mein Langzeitkunde Thomas, der einen Online-Shop für Outdoor-Ausrüstung führt, besteht seit Jahren auf kurzen Sätzen und Bullet Points in seinen Produkttexten und hat damit öfter recht, als mir lieb ist. Ein Analyse-Tool erkennt Passivkonstruktionen und Schachtelsätze zuverlässig, aber wo eine Grammatikprüfung an ihre Grenzen kommt, ist bei der Frage, ob der Ton überhaupt zum Kunden passt – das kann keine Software beurteilen.

Der Soforttest für den Feinschliff unter Zeitdruck

Wenn die Deadline drängt, geht es nicht mehr um Tonalität, sondern um Tempo. WORTLIGA ist seit 12 Jahren am Markt und zeigt mir ziemlich unbestechlich, wo ich mal wieder einen Satz gebaut habe, der länger ist als die Schlange vorm Bäcker am Samstagmorgen. Passivkonstruktionen, Füllwörter, verschachtelte Nebensätze – alles, was einen Lead-Absatz träge macht, markiert das Tool in Sekunden.

Lesbarkeit ist bei PR-Texten kein Nice-to-have, sondern die halbe Miete, weil Journalistinnen selten Geduld für einen zweiten Anlauf haben. Ein Lesbarkeitsindex zeigt dir zwar, wie leicht ein Text zu lesen ist, aber nicht, ob er inhaltlich stimmt – Textverständlichkeit ist am Ende immer beides zusammen, Struktur und Sprache. Nebenbei hilft mir die Orientierung an der DIN 5008, wenn es um die formale Form von Geschäftsbriefen geht, auch wenn eine Pressemitteilung offiziell kein Brief ist – klare Standards wirken trotzdem professioneller als freies Format. Bei beiden Tools achte ich zumindest darauf, keine unveröffentlichten Kundenentwürfe ungefragt irgendwo hochzuladen, Datenschutz bei Kundentexten ist nochmal ein eigenes Fass, das ich hier nicht aufmache.

Falls dich das Thema insgesamt mehr interessiert: An anderer Stelle habe ich ausführlicher verglichen, Lexosophie im Vergleich zu Word – dort geht es genauer darum, warum die Standard-Rechtschreibprüfung für uns Freelancer allein oft nicht reicht.

Was ein Kunde am Text merkt – und was nicht

Vor ein paar Jahren hat mich ausgerechnet Thomas per Mail auf einen Konjunktiv-II-Fehler in einer Produktbeschreibung hingewiesen, höflich, aber ziemlich präzise. Das saß, und es war am Ende der Punkt, an dem ich beschlossen habe, nicht mehr nur zu hoffen, dass meine Grammatik hält, sondern wirklich in eine Ausbildung zu investieren.

Neulich saß ich an einer Pressemitteilung für einen Kunden aus der Tech-Branche und merkte mittendrin: Der Entwurf lief einfach, Satz für Satz, ohne dass ich nach jedem zweiten Halbsatz zu Duden.de gewechselt bin. Am Ende fragte der Kunde im Call beiläufig, ob ich früher Journalismus studiert hätte, die Mitteilung sei so präzise, das kenne er sonst nur von Agenturen. Ich hab innerlich gegrinst und laut nur gesagt, ich hätte mich intensiv mit der Struktur professioneller PR-Texte beschäftigt, was ja auch stimmt.

Nicht jede Investition hat sich gleich gelohnt. Ich hatte mir vorher auch einen Onlinekurs zum Thema Storytelling gekauft, in der Hoffnung, das würde automatisch auf PR-Texte einzahlen – am Ende ist etwa drei Viertel davon ungeschaut liegen geblieben, weil Storytelling-Dramaturgie und die nüchterne Struktur einer Pressemitteilung zwei komplett verschiedene Baustellen sind. Eine teure Erkenntnis, aber immerhin eine klare.

Geschrieben wird das alles nach wie vor am selben Küchentisch: Wenn mir ein Satz partout nicht einfällt, hilft der Blick durchs Altbaufenster in den Innenhof öfter als jedes Schreibtool. Bürogefühl kommt da ohnehin keins auf, Duden und Synonymwörterbuch liegen aus Gewohnheit direkt neben der Tastatur, weil Küche und Schreibtisch bei mir seit Jahren derselbe Fleck sind. Ein eigenes Arbeitszimmer gibt es nicht, und wenn das Kleinkind mittags nicht schläft, ist an konzentriertes Schreiben sowieso nicht zu denken – dann setze ich mich für eine Stunde in die Stadtbibliothek Köln am Josef-Haubrich-Hof, wo wenigstens niemand Brei auf die Tastatur schmiert. Schreibroutine und Unterbrechungen sind bei mir eher Dauerzustand als Ausnahme, das kennt vermutlich jede Freelancerin mit Kind besser als jedes Zeitmanagement-Buch.

Mein Freund Lars, der als Fotograf ebenfalls solo unterwegs ist, erinnert mich immer wieder süffisant daran, dass meine eigene Website seit zwei Jahren nicht aktualisiert wurde. Schuster und eigene Leisten, das kennt vermutlich jede Freelancerin – bei Kundenprojekten nehme ich mir die Zeit, bei mir selbst komischerweise nie.

Die drei Pflichtelemente jeder Pressemitteilung

Der Blick fürs Detail kam erst mit dem Training. Vorher wusste ich zwar theoretisch, dass man eine Pressemitteilung schreibt, aber die Pflichtelemente kannte ich nur vom Hörensagen. Heute sitzen drei Dinge bei mir automatisch: Die Headline muss die eigentliche Nachricht enthalten und darf nicht nur neugierig machen, der Lead-Absatz muss in den ersten zwei Sätzen alle W-Fragen beantworten, und am Ende steht die Boilerplate, der standardisierte 'Über uns'-Absatz, ohne den jede PR-Meldung unfertig wirkt.

Schreibst du öfter für B2B-Kunden, könnte dich auch mein Beitrag zu Schreibtools für professionelle Case Studies interessieren, das ergänzt eine gute PR-Strategie meistens ziemlich gut.

Kurs oder Tool: Wofür du dich wann entscheidest

Die Grundsatzfrage Schreibkurs oder Schreibtool lässt sich pauschal ohnehin nicht beantworten, hier geht's nur um den konkreten Fall Pressemitteilung. Hast du noch nie eine Pressemitteilung nach Schema geschrieben und tust dich mit Struktur, W-Fragen und Boilerplate schwer, brauchst du zuerst ein echtes Training wie lexosophie, weil dir kein Analyse-Tool erklärt, was überhaupt in eine Pressemitteilung gehört. Sitzt die Struktur schon und es geht nur noch um den letzten Schliff vor dem Versand, reicht WORTLIGA als schneller Gegencheck oft völlig aus. Welches der beiden am Ende zu dir passt, hängt also von der Ausgangslage ab, nicht vom Preis allein – Schreibtool-Auswahlkriterien sind selten so einfach wie 'das teurere ist automatisch das bessere'.

Bei der Frage, ob ich gendere oder nicht, hilft mir übrigens keines der beiden Tools weiter, das entscheide ich nach wie vor pro Kunde selbst. Was beide gemeinsam haben: Ich schreibe seitdem nicht mehr nach Gefühl, sondern mit System, und das merkt man einer Pressemitteilung an. Diese Copywriting-Tipps sind kein Patentrezept, aber ein ehrlicher Ausgangspunkt – schau dir beide Optionen über die Links oben in Ruhe an, für Struktur lexosophie, für den Feinschliff WORTLIGA, und dein nächster Redakteur wird es dir danken.